COVİD-19 nedeni ile son yayınlanan Kurul kararı neticesinde VERBİS kayıt süresi 30.09.2020 tarihine uzatıldı.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (“Kanun”) 16 ncı maddesine göre kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının kişisel veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline (“Sicil”) kaydolması gerekmektedir. Bu kapsamda, Kişisel Verileri Koruma Kurumunca Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (“VERBİS”) hazırlanmış olup veri sorumluları bu sisteme kayıt olacaklardır.
VERBİS; kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, kişisel veri işlemeye başlamadan önce kaydolmaları gereken ve işlemekte oldukları kişisel verilerle ilgili kategorik bazda bilgi girişi yapacakları bir kayıt sistemidir.
Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları ile yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri için belirlenen sürenin 30.09.2020 tarihine,
Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilançosu 25 milyon TL’ den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri için belirlenen sürenin 31.03.2021 tarihine,
Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumlularının Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeleri için belirlenen sürenin 31.03.2021 tarihine ertelenmesine karar verilmiştir.
Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırılık halinde;
2016 (Kanundaki Tutar) : 20.000 ₺ – 1.000.000 ₺
2020 (Güncel Tutar) : 36.053 ₺ – 1.802.641 ₺
Kişisel Veri İşleme Envanteri VERBİS’e yapılacak bildirimlerin tespit edilmesini sağlayan bir listedir. Esasında daha sonra hazırlanacak hukuki ve süreç dokümanları içinde klavuz teşkil etmektedir. Bir nevi şirket içerisinde işlenen verilerin haritasıdır.
Departman ve süreç bazlı hazırlanması tavsiye edilmektedir. İşlenen Kişisel verilerin tespit edilmesi için örnek olarak aşağıdaki ortamlara bakılması gerekir.
Fiziksel ortamdaki kişisel veriler: Kağıt (Formlar, Sözleşmeler, İmza Sirküleri vb) , Bülten, Broşür, Afiş, Katalog, Şirket İçi Panolar vb.
Elektronik ortamdaki kişisel veriler: Sunucular (Dosya Sunucuları, Eposta Sunucuları), Kişisel Bilgisayarlar, Yazılımlar(Masaüstü-Mobil-Web), Sosyal Medya Platformları, Bulut sistemler vb.
Kişisel Veri Envanterini SzuKVKK yazılımı ile dinamik ve hızlı bir şekilde oluşturabilirsiniz.
Veri Sorumlusu Şirketin tüzel kişiliğidir.
VERBİS bildirimlerini yapacak ve ilgili kişilerin başvurularına cevap verecek gerçek kişidir. Şirket içinden bir çalışanda olabilir. Dış kaynak gerçek kişi de olabilir. Kanunen atanması zorunludur.
https://verbis.kvkk.gov.tr resmi web sayfasından Veri Sorumlusu Yönetici Girişi bölümünden ön başvuru işlemi yapılmaktadır. Ön kayıt için aşağıdaki bilgilere ihtiyaç duyulmaktadır.
Veri Sorumlusunun VKN/TCKN, Vergi Dairesi, Veri Sorumlusunun Unvanı, Veri Sorumlusunun E-posta Adresi, Veri Sorumlusunun Telefon Numarası, Veri Sorumlusunun Adres Numarası, Varsa KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Adresi
https://verbis.kvkk.gov.tr resmi web sayfasından Sicile Kayıt bölümünden bildirimler yapılmaktadır. Kişisel Veri İşleme Envanterine dayanarak İrtibat Kişisi tarafından yapılması gereken bildirimlerde kategori bazında aşağıdaki bilgiler yer alacaktır.
Veri Kategorileri, Veri İşleme Amacı, Veri Aktarım Alıcı Grupları, Saklama Süresi, Veri Konusu Kişi Grubu, Yabancı Ülkelere Aktarılacak Bilgiler, Veri Güvenliği Tedbirleri
http://verbis .kvkk.gov.tr